Präsentation drucken: So sparen Sie mit Sammelbestellungen

Präsentationen sind aus dem beruflichen Alltag nicht wegzudenken – sei es in Agenturen, Schulen, Start-ups, Unternehmen oder Bildungseinrichtungen. Und wo Präsentationen sind, ist der Bedarf an professionellem Druckmaterialhoch. Doch wer regelmäßig Präsentationen drucken lässt, kennt auch die Kostenfallen: Einzelaufträge, Eilproduktionen oder spontane Nachbestellungen können schnell teuer werden.

Die Lösung: Sammelbestellungen. Mit kluger Planung und gebündelten Druckaufträgen lassen sich nicht nur Druckkosten senken, sondern auch Versandkosten, Zeitaufwand und Ressourcen sparen.

1. Was versteht man unter Sammelbestellungen beim Druck?

Sammelbestellungen im Druckbereich bedeuten, dass mehrere Druckaufträge gebündelt und gemeinsam produziert werden, entweder:

• von einer Organisationseinheit (z. B. ein Team, eine Abteilung)

• oder über mehrere Personen hinweg (z. B. bei wiederkehrenden Schulungen oder Konferenzen)

Beispiele:

• 20 Präsentationen für ein Jahresmeeting

• 50 Handouts für verschiedene Teams

• 100 Broschüren für einen Messeauftritt

Durch die Bündelung werden Skaleneffekte erzielt, da die Druckerei effizienter arbeiten kann und Materialien in größeren Mengen günstiger beschafft werden.

2. Die Preisstruktur im Druck verstehen

Viele wissen nicht, dass Druckereien mit fixen Einrichtungskosten pro Auftrag arbeiten – unabhängig davon, ob 1 Exemplar oder 1.000 gedruckt werden.

Kostentreiber bei Einzelbestellungen:

• Einrichtungsgebühr

• Maschinenrüstzeit

• Papieranfangskosten

• Verpackung & Versand

Bei Sammelaufträgen hingegen:

• Nur einmalige Einrichtungsgebühr

• Geringerer Preis pro Exemplar

• Weniger Verpackungsmaterial

• Einsparungen bei Transport & Logistik

3. Wann lohnt sich eine Sammelbestellung?

Ideale Szenarien:

• Wiederkehrende Schulungen mit identischem Material

• Konferenzen mit mehreren Vorträgen

• Serien von Projektberichten mit gleichem Layout

• Unternehmenspräsentationen für verschiedene Niederlassungen

• Flyer oder Handouts mit kleinen inhaltlichen Abweichungen

Tipp: Schon bei der Projektplanung klären, ob andere Abteilungen ähnliche Druckbedarfe haben.

4. Inhalte standardisieren = mehr sparen

Ein weiterer Hebel zur Kostenreduktion: Standardisierung der Layouts und Inhalte.

• Einheitliche Formatvorlagen

• Einheitlicher Seitenumfang

• Standard-Papierauswahl (z. B. 135 g/m² glänzend)

• Gleiche Bindung (z. B. Klebebindung oder Spiralbindung)

So können mehrere Präsentationen auf einem Druckbogen produziert werden – was Zeit, Material und Geld spart.

5. Beispiele für konkrete Einsparungen

Tipp: Mehr Exemplare drucken lassen und kleine Puffer einplanen – Nachdrucke sind oft deutlich teurer als größere Erstbestellungen.

6. Kombi-Bestellungen mit anderen Druckprodukten

Eine weitere Sparmöglichkeit: Sammelbestellungen nicht nur mit Präsentationen, sondern auch mit:

• Visitenkarten

• Broschüren

• Plakaten

• Infokarten

• Preislisten

Viele Online-Druckereien bieten Rabatte bei kombinierten Aufträgen, z. B. „Kombi-Paket für Events“ oder „Konferenzdruck-Spezial“.

7. Strategien zur internen Organisation von Sammelbestellungen

1. Planung und Abstimmung:

• Erstellen Sie einen Druckkalender für Ihr Team oder Unternehmen

• Erfassen Sie wiederkehrende Bedarfe im Voraus

• Koordinieren Sie mit anderen Abteilungen

2. Zentrale Koordination:

• Benennen Sie eine Person oder ein kleines Team, das Druckaufträge sammelt

• Klare Kommunikationswege (z. B. Google Sheets oder Trello-Board)

3. Klare Templates:

• Vorgaben für Format, Schrift, Farbprofil und Seitenanzahl

• Einbindung der Corporate Design-Richtlinien

8. Zusammenarbeit mit Druckereien optimieren

Fragen Sie aktiv nach:

• Gibt es Mengenrabatte?

• Gibt es Preisstaffelungen?

• Können mehrere Motive in einem Druckauftrag kombiniert werden?

• Gibt es Sonderaktionen oder Frühbucherrabatte?

Viele Druckdienstleister bieten spezielle B2B-Programme oder Jahresverträge, bei denen regelmäßige Sammelbestellungen automatisch rabattiert werden.

9. Umweltfreundlichkeit als Bonus

Sammelbestellungen sind nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ökologisch sinnvoll:

• Weniger Transportemissionen

• Geringerer Energieverbrauch pro Exemplar

• Weniger Verpackungsmaterial

• Reduzierte Makulatur durch optimierte Prozesse

Tipp: Achten Sie auf Druckereien mit Nachhaltigkeitszertifikaten (z. B. FSC, Blauer Engel, klimaneutraler Versand).

10. Fazit: Planung schlägt Spontandruck

Mit der richtigen Strategie, standardisierten Vorlagen und abgestimmter Organisation lassen sich Präsentationen deutlich günstiger drucken – ohne Qualitätseinbußen. Sammelbestellungen sind der Schlüssel zu Effizienz, Professionalität und Nachhaltigkeit. Wer Druckprojekte vorausschauend bündelt, spart bares Geld und Ressourcen – und bleibt trotzdem flexibel.

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