Präsentationen drucken: Tipps für den Druck von Handouts

Ob im Seminar, im Business-Meeting oder auf einer Konferenz – Handouts gehören zu den wichtigsten Begleitmaterialien einer Präsentation. Richtig eingesetzt, unterstützen sie die Vermittlung von Inhalten, dienen als Gedächtnisstütze und tragen zum nachhaltigen Eindruck bei. Doch leider fristen Handouts in vielen Präsentationen ein Schattendasein: schlecht formatiert, lieblos kopiert oder optisch wenig ansprechend.

Dabei ist das Potenzial groß: Ein gut gestaltetes und professionell gedrucktes Handout kann Ihre Kompetenz unterstreichen, Ihre Markenidentität transportieren und beim Publikum echte Mehrwerte schaffen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Handouts inhaltlich strukturieren, layouten und drucken lassen – damit Ihre Präsentation auch nach dem Vortrag in den Köpfen bleibt.

1. Was macht ein gutes Handout aus?

Ein gelungenes Handout erfüllt mehrere Funktionen:

• Zusammenfassung der Präsentation
  Es enthält die Kernbotschaften, wichtige Stichpunkte, Zitate oder Abbildungen.

• Orientierungshilfe
  Durch klare Gliederung hilft es, dem Vortrag besser zu folgen.

• Gedächtnisstütze
  Nach der Veranstaltung bleibt der Inhalt präsent – auch ohne Mitschriften.

• Interaktionshilfe
  Platz für Notizen oder Fragen fördert die Beteiligung des Publikums.

• Markenbotschafter
  Ein durchdachtes Design kann Professionalität und Markenidentität transportieren.

2. Inhalte: Was gehört ins Handout?

Typische Inhalte:

• Titel der Präsentation

• Name des Vortragenden / Unternehmens

• Agenda oder Inhaltsverzeichnis

• Kernaussagen pro Folie oder Abschnitt

• Wichtige Daten, Zahlen, Fakten

• Zitate oder Definitionen

• Abbildungen (z. B. Diagramme)

• QR-Code zu Online-Version oder weiterführenden Materialien

• Kontaktinformationen

Tipp: Vermeiden Sie es, Ihre gesamten PowerPoint-Folien einfach 1:1 auszudrucken – besser ist eine gezielte Auswahl und Ergänzung der Inhalte.

3. Formatwahl für Handouts

Gängige Formate:

• DIN A4 (210 × 297 mm)
  Standardformat, ideal für Schreibflächen und Tabellen

• DIN A5 (148 × 210 mm)
  Kompakt, ideal für Zusammenfassungen, leicht zu transportieren

• DIN Lang (99 × 210 mm)
  Für kurze, knackige Inhalte oder als Begleitflyer

Tipp: Wählen Sie das Format abhängig von Umfang, Zielgruppe und Einsatzort. Für Workshops eignet sich A4, für Events A5 oder Langformate.

4. Layout und Design: Klar, markenkonform, leserfreundlich

Layout-Tipps:

• Verwenden Sie Spaltenlayouts für strukturierte Inhalte

• Nutzen Sie Headings und Zwischenüberschriften

• Achten Sie auf Weißraum – überladene Seiten wirken abschreckend

• Integrieren Sie Ihr Logo und CI-Farben

• Verwenden Sie serifenlose, gut lesbare Schriftarten (z. B. Helvetica, Calibri, Open Sans)

Zusätzliche Gestaltungselemente:

• Fußzeile mit Seitenzahl, Titel oder URL

• Kopfzeile mit Präsentationstitel

• Platzhalter für eigene Notizen

• kleine Icons zur Visualisierung

5. Handout-Tools und Vorlagen

Beliebte Programme:

• Microsoft Word / PowerPoint – schnell und einfach für einfache Handouts

• Canva – zahlreiche Handout-Vorlagen, auch in CI-Farben anpassbar

• Adobe InDesign – für professionelles Layout

• Google Docs / Slides – cloudbasiert und kollaborativ

• LaTeX (z. B. mit beamer class) – für wissenschaftliche Handouts

Tipp: Nutzen Sie Templates – sie sparen Zeit und helfen beim einheitlichen Design.

6. Druckvorbereitung: Worauf kommt es an?

Checkliste vor dem Druck:

• Rechtschreibung, Layout und Lesbarkeit geprüft?

• PDF-Export in 300 dpi, CMYK-Farbraum?

• Randabstände eingehalten?

• Druckränder / Beschnitt berücksichtigt?

• Doppelseitiger Druck aktiviert?

Papierwahl:

• 90–120 g/m² Offsetpapier für einfache Schwarzweiß-Handouts

• 135–170 g/m² Bilderdruckpapier für farbige, ansprechende Materialien

• Recyclingpapier für umweltbewusste Präsentationen

Bindung:

• Klammerheftung bei wenigen Seiten

• Spiralbindung für umfangreichere Handouts

• Lose Blattsammlung für interaktive Seminare

7. Tipps für den Ausdruck zuhause

Wenn kein professioneller Druckdienstleister zur Verfügung steht, helfen diese Tricks beim Selbstdruck:

• Tintenstrahldrucker: Ideal für Farbdruck in kleiner Auflage

• Laserdrucker: Gut für Text, schnelle Produktion, günstiger pro Seite

• Doppelseitiger Druck: Spart Papier und wirkt professioneller

• Randlos drucken: Achtung, nicht jeder Drucker unterstützt dies

Tipp: Drucken Sie zuerst eine Testseite – prüfen Sie Farben, Lesbarkeit und Falzlinien.

8. Alternative: Handouts als interaktive PDF

Ein modernes Handout muss nicht immer gedruckt sein. Viele Unternehmen und Vortragende setzen heute auf digitale Formate.

Vorteile:

• Spart Druckkosten und Papier

• Leicht per E-Mail oder QR-Code teilbar

• Integration interaktiver Elemente (Links, Videos, Formulare)

• Barrierefreier Zugang (mit Screenreader kompatibel)

Tools:

• PDF mit interaktiven Feldern (Adobe Acrobat, Canva)

• Präsentation als Flipbook (z. B. mit Flipsnack)

• Google Docs mit Kommentarfunktion

9. Verteilung von Handouts – wann und wie?

Vor der Präsentation:

• Fördert aktives Zuhören

• Gefahr: Publikum liest statt zuhört

Während der Präsentation:

• In passenden Momenten verteilen

• Wichtig: Referenz auf Inhalte im Handout

Nach der Präsentation:

• Als Zusammenfassung oder Follow-up

• Ergänzt durch Link zu weiterführenden Materialien

Tipp: Überlegen Sie genau, wann der beste Zeitpunkt für die Ausgabe ist – abhängig vom Thema und Stil Ihrer Präsentation.

10. Fazit: Handouts als strategisches Kommunikationsmittel

Professionell gestaltete und gedruckte Handouts steigern nicht nur die Wirkung Ihrer Präsentation, sondern erhöhen auch die Nachhaltigkeit der vermittelten Inhalte. Sie sind ein Zeichen von Vorbereitung, Struktur und Wertschätzung gegenüber dem Publikum.

Ob gedruckt oder digital – Handouts sind mehr als nur eine Pflichtübung. Sie sind eine Gelegenheit, Ihre Botschaft langfristig zu verankern.

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