En İyi Bordro Uygulamaları
Orta derecede iyi çalışan bir bordro sistemini herkes bir araya getirebilse de, bu operasyonun verimliliğini büyük ölçüde artırmak için atılabilecek birkaç adım vardır.
Adımlar “en iyi uygulamalar” olarak adlandırılır ve yüksek verimli bordro operasyonlarının operatörleri tarafından kullanılan iş uygulamalarının göstergesidir. Bazı en iyi bordro uygulamaları açıkça çok sayıda çalışanı olan daha büyük şirketler için tasarlanmış olsa da, diğerleri her büyüklükteki şirketin operasyonlarını iyileştirmek için kullanılabilir.
Aşağıdaki bölümlerde, kullanımlarının artıları ve eksileri, uygulamalarıyla ilgili herhangi bir sorun ve bunların maliyetlerinin ve kurulum sürelerinin grafiksel gösterimi dahil olmak üzere bir dizi bordro en iyi uygulaması kısaca açıklanmaktadır. En iyi uygulamalar genellikle, bordro verilerinin toplanması, bu verilerin işlenmesi ve son olarak dağıtımı ile ilgili olanlar tarafından sıralanır.
Bordro Formlarının Faks Geri Gönderimini Otomatikleştirin
Bir bordro memuru, bordro ve insan kaynakları formlarının resmi olmayan koruyucusudur. Çalışanlar, bordro kesintisini değiştirme talebinden emeklilik kesintisi tutarını değiştirme talebine kadar değişebilen bu formları almak için bu kişiye gelir. Bir şirketin çok sayıda çalışanı veya birçok yeri varsa (ki bu da formların alıcılara gönderilmesini gerektirir), formları dağıtma işi personelin çok fazla zamanını alabilir.
Formları çalışanlara dağıtmaktan kaçınmak için otomatik bir geri faks sistemi kurabilirsiniz. Bu en iyi uygulama, çalışanların dokunmatik telefon kullanarak veya bilgisayar sistemi aracılığıyla bir bilgisayarla iletişim kurmasını ve uygun formun çalışanın erişebileceği bir faks numarasına gönderilmesini istemesini gerektirir. Çalışanın bilgisayar erişimi varsa, formu doğrudan indirebilir ve kendi bilgisayarında doldurabilir veya yazdırabilir, doldurabilir ve geri postalayabilir.
Tüm formlar sayısallaştırılarak bilgisayarın hafızasında tutulduğu için insan müdahalesi olmadan iletim yapmak mümkündür. Örneğin, bir çalışan bir bilgisayar aracılığıyla sisteme erişir, mevcut formlar listesinde gezinir, gerekli öğeyi vurgular, faksa gönderilecek numarayı girer ve oturumu kapatır. Form birkaç dakika sonra gelir.
Bir manuel dağıtım sistemi altında, maaş bordrosu personelinin sürekli olarak onlara az sayıda ek form göndermemesi için, uzak yerlere büyük miktarlarda form vermek yaygın bir uygulamadır; bu uygulamanın dezavantajı, bu formların uzun bir süre, çoğu zaman modası geçmiş oldukları tarihten sonra kullanılmaya başlanmasıdır.
Otomatik bir geri fakslama sistemi, iletim için yalnızca en yeni sürümü kullanıma sunarak bu sorunu ortadan kaldırır. Bu, aksi takdirde anahtar bilgileri içermeyen eski formları alabilecek ve bu nedenle eksik verileri toplamak için çalışanlarla iletişime geçmelerini gerektiren veya hatta çalışanları mevcut formlar üzerinden taleplerini yeniden göndermeye zorlayan maaş bordrosu personeli için bir nimettir.
Kimler stopaj ödemez
Esnaf stopaj
Stopaj uygulaması
Stopaj kime kesilir
Stopaj fatura örneği
Stopaj türleri
Stopaj 2022
0003 Stopaj Nedir
Ayrıca sistem, dağıtılan her bir formla birlikte otomatik olarak ek bir talimat sayfası gönderebilir, böylece çalışanlar yardım için bordro personelini aramak zorunda kalmadan formları kolayca doldurabilir.
Otomatik bir geri faks sistemi pahalı olabilir, bu nedenle bir uygulamaya başlamadan önce tüm maliyetleri belirlemelisiniz. Sistem, bir veya daha fazla telefon hattına bağlı ayrı bir dosya sunucusunu (tuşlu telefon isteklerini almak ve formları alıcı faks makinelerine göndermek için) artı maaş bordrosu formlarını dijitalleştirmek için bir tarayıcı içerir.
Çok sayıda çalışana hizmet verirken bu ek maliyetleri haklı çıkarmanın en iyi yolu, sistemin büyük miktarda personel zamanı tasarrufu sağlamasıdır. Maliyetleri haklı çıkaracak yeterli sayıda çalışan olmadan, sistem kurulmamalıdır.
Bir satın alma yapmadan önce piyasadaki çeşitli faks geri gönderme sistemlerini gözden geçirmek ve ayrıca sistemi yapılandırmak ve çalışanlarla test etmek için uygulama programında yeterli zaman ayırdığınızdan emin olun. Sistemin hem telefonla hem de bilgisayarla belge istekleri için bir seçeneği varsa, her bir varyasyonun doğru şekilde kurulduğundan emin olmak için birer birer uygulayın.
Çalışanlara Kesinti Verilerine Doğrudan Erişim Sağlayın
Bordro personeli için önemli bir görev, çalışanlarla bir araya gelerek yapmak istedikleri kesinti değişikliklerinin etkisini gözden geçirmek, değişiklikleri hesaplamak ve bunları bordro veritabanına girmektir.
Olası kesinti seçeneklerinin sayısı fazlaysa, çalışanların herhangi bir zamanda kesinti değişiklikleri yapmalarına izin veriliyorsa veya çalışanlar, kesinti değişikliklerinin net maaşları üzerindeki etkisi konusunda iyi eğitimli değilse, bu özellikle zaman alıcı bir görev olabilir.
Bu sorunu çözen özellikle zarif bir en iyi uygulama, çalışanlara kesinti verilerine doğrudan erişim vermektir, böylece kesinti değişikliklerinin etkisini kendileri belirleyebilir ve değişiklikleri doğrudan bordro veritabanına girebilirler.
Bunu yapmak için, çalışan maaş çeklerinden alınan tüm kesintileri listeleyen bordro veritabanına bir arayüz oluşturmak gerekir (kanunla belirlenen garnitürler hariç). Ancak bu yeterli değildir, çünkü çoğu kesinti genellikle bir tür faydaya bağlıdır. Örneğin, bir tıbbi plan için bir kesinti, yalnızca temel tıbbi plan seçeneği değiştirilirse değiştirilebilir.
Buna göre, bir çalışanın, bir tarafında fayda seçeneklerini gösteren ve diğer tarafında çalışanın brüt ücretini, tüm kesintileri ve net ücretini gösteren bir “bölünmüş ekran” bilgisine erişmesi gerekir.
Bu görünüm, çalışanın kesintileri değiştirmesine ve net ücret üzerindeki etkisini görmesine olanak tanır. Bu veri görünümünün çalışacağı kesinti örnekleri, federal ve eyalet vergi kesintileri, tıbbi ve diş planı kapsamı, hayat ve maluliyet sigortası kapsamı ve emeklilik planı kesintileridir.
Bu en iyi uygulamanın birincil vurgusu, çalışanların kendi kesinti bilgilerini değiştirmelerine izin vermek olsa da, başka şekillerde de kullanılabilir.
Örneğin, çalışanlar maaşlarının doğrudan banka hesaplarına yatırılması için kullanılan banka yönlendirmesini ve hesap numaralarını değiştirebilir veya mevduatlar arasında bölünen tutarları tasarruf ve çek hesaplarına değiştirebilir. Bu yaklaşımı, ek W-2 formları taleplerini işlemek veya çalışan el kitabını veya diğer ilgili personel bilgilerini içeren dosyaları indirmek için de kullanabilirler.
Bu yaklaşımın bir örneği diş planıdır. Bilgisayar ekranının bir tarafında, bir çalışana tümü farklı maliyetlerle beş diş planı seçeneği sunulduğunu varsayalım. Çalışan, ekranın diğer tarafındaki bordro hesaplamasını otomatik olarak değiştirirken seçimi izlerken listede gezinip herhangi bir seçeneği seçebilir.
Çalışan en uygun seçimi bulduğunda, değişikliği bordro sistemine girmek için bir düğmeye basar. Böyle bir sistem, çalışanların kesintileri sürekli değiştirememeleri için bazı seçim “bloklarını” içermelidir; örneğin yazılım, çalışanları yılda bir sağlık planı değişikliğiyle sınırlayabilir.
