Dış Kaynaklı Bordro Sürecine Genel Bakış
Bordro işleme işlevinin dış kaynaktan temin edilmesi, bir dizi önemli bordro işleme görevini bir tedarikçiye kaydırır, bu da bordro departmanının iş yükünde, bilgisayar yazılımının çalıştırılmasında gerekli uzmanlık düzeyinde ve bordro vergilerinin ödenmeme riskinde önemli bir düşüşe neden olur. hükümet zamanında. Bu ve diğer nedenlerden dolayı, bordroyu dışarıdan temin etmek, özellikle çok fazla şirket içi bordro uzmanlığına sahip olmayan küçük işletmeler için son derece popüler bir seçenektir.
Dış kaynaklı bir bordro işlevi için temel süreç akışı gösterilir. Sergideki kilit öğelerin, bordro tedarikçisi tarafından devralındıkları için gösterilmeyen görevler olduğunu unutmayın. Bu görevler, bordro işlemlerinin yapılması, bordro ve maaş çeklerinin yazdırılması ve şirket adına devlete vergi depozitolarının ve raporlarının yapılmasıdır.
Bu faaliyetleri dışarıdan temin ederek, bordro personelinin yalnızca çalışılan saatlerle ilgili gelen verileri derlemesi ve doğrulaması, bunları tedarikçinin bordro sistemine yüklemesi ve sonuçların doğru olduğunu doğrulaması gerekir.
Sergide belirtilen süreç görevleri, birkaç ek adım atılarak kolaylaştırılabilir. İlk olarak, yetkisiz fazla mesaiyi önleyecek ve çalışanların oturum açmadığı saatleri vurgulayan raporları otomatik olarak yayınlayacak ve böylece sürecin veri toplama kısmındaki iki adımı ortadan kaldıracak bilgisayarlı bir zaman işleyişi sistemi kullanın.
İkincisi, bazı bordro tedarikçileri, doğrudan sistemlerine bağlanan bilgisayarlı zaman işleyişi sistemleri satarlar, bu nedenle bu bilgiyi tedarikçinin sistemine manuel olarak yüklemeye (veya bir veri giriş görevlisine çağırmaya) gerek yoktur.
Üçüncüsü, bir şirket, ek işi ortadan kaldıran günlük girişleri için temel olarak kullanılabilecek özelleştirilmiş özet düzeyinde raporlar oluşturması için tedarikçiye ödeme yapabilir. Son olarak, bazı tedarikçiler artık dosyalama işini neredeyse ortadan kaldıran kompakt disk (CD) üzerinde bordro raporları yayınlıyor. Bu ek dış kaynak özelliklerinden yararlanarak bordro süreci çok verimli bir sistem haline gelebilir.
Dış kaynaklı bordro süreci üzerindeki kontroller, diğer sistemler için gerekenden daha azdır, çünkü tedarikçi tarafından idare edilen çek stokunu veya imza plakalarını kontrol etmeye gerek yoktur. Sonuç olarak, birincil kontroller sürecin başında ve sonunda olma eğilimindedir.
Kalın harflerle kutularda gösterildiği gibi, çalışılan fazla mesai saatleri ve olumsuz kesintiler için bir onay süreci olmalıdır. Negatif bir kesinti, esasen bir çalışana yapılan bir ödemedir; tekrar tekrar kullanılırsa, kademeli olarak küçük miktarlar bile bir çalışan için önemli bir ücret artışına neden olabilir.
Çok çalışanı olan daha büyük şirketler için, sisteme “sahte bir çalışan” eklenip eklenmediğini görmek için çalışan maaş çeklerindeki adresleri karşılaştırmalısınız, çek o kişi tarafından ödenmek üzere mevcut bir çalışanın adresine gönderiliyor. Ayrıca, sahte isimler veya ayrılan çalışanların isimlerinin ortaya çıkıp çıkmadığını görmek için maaş çeki alan kişilerin adlarının bir listesini departman amirlerine verebilirsiniz.
Son olarak, bir tür kimlik gösterdikten sonra doğrudan çalışanlara çek dağıtarak sahte çalışanları da tespit edebilirsiniz. Bu kontrollerin tümü gerekli değildir, ancak bir şirketin özel koşulları için en anlamlı olanları seçmelisiniz.
Bilgisayar Muhasebe Nedir
Bilgisayar Muhasebe maaşları
BİLGİSAYARLI MUHASEBE DERS NOTLARI
Bilgisayarlı Muhasebe
Bilgisayarlı Muhasebe Eğitimi
Bilgisayarlı Muhasebe Nasıl Öğrenilir
Bilgisayarlı muhasebe Uygulamaları
Bilgisayarlı Muhasebe Dersleri
Şirket İçi Bilgisayar
Dış kaynak kullanımı kadar popüler olan bir bordro sistemi, şirket içi bilgisayarlı sistemdir. Bordro yazılımı çok ucuzdur, çünkü artık sadece birkaç yüz dolara mal olan muhasebe yazılımı ile birlikte gelmektedir. Çok sayıda çalışanla kullanım için daha kapsamlı sistemler çok daha pahalıdır, ancak büyük kuruluşlar için uygun maliyetli bir çözümdür.
Bir kurum içi bilgisayarlı bordro süreci için temel süreç akışı gösterilmektedir. Tam otomatik bir süreç, çalışanlar tarafından girilen çalışma saatlerinin ve diğer değişikliklerin gözden geçirilmesini ve doğrulanmasını, ardından bordro raporlarının işlenmesini ve yazdırılmasını, doğrudan mevduat bilgilerinin ve bordro vergilerinin dosyalanmasını ve maaş çeklerinin dağıtımını içerir.
Akış şeması, tüm önemli bordro işlevlerinin tam bir otomasyonunu varsayar. Örneğin, bilgisayarlı bir zaman işleyişi sistemi varsayılmıştır. Bu sistem, açıklandığı gibi, çalışanların bir rozeti, çalışanın yanlış zamanda gelmesi veya yetkisiz bir fazla mesai döneminde çalışmaya teşebbüs etmesi durumunda taramayı reddedebilecek bir zaman saatinden geçirmelerini gerektirir.
Böyle bir sistemi kullanarak, bordro süreci, bordro personelinin yalnızca eksik rozet taramalarını araştırmak zorunda kalmasıyla, ön uçta önemli ölçüde azaltılır. Süreç akışı aynı zamanda çalışanların kendi kesintilerini yapabileceklerini ve değişiklikleri bordro yazılımına bir arayüz aracılığıyla ele alabileceklerini ve böylece bordro personelinin yalnızca bu değişiklikleri gözden geçirmesi gerektiğini varsayar.
Ayrıca, süreç akışı, zaman saati bilgisayarı tarafından kullanılan zaman tutma veritabanının doğrudan şirket içi bordro yazılımına beslendiğini varsayar, bu da bordro verilerinin tuşa basılmasını ortadan kaldırır. Bu otomasyon unsurlarından herhangi biri mevcut değilse, süreç akış şeması, kurum içi bilgisayarlaştırma ile manuel bir sistem arasında bir karışım olarak görünür.
Gösterilen otomatik şirket içi sistem ile dış kaynaklı çözüm arasında birkaç önemli fark vardır. Temel bir fark, kurum içi bir sistemin, bordro departmanının, aksi takdirde bordro tedarikçisi tarafından doldurulması gereken birkaç vergi beyannamesi sunmasını gerektirmesidir. Bunlara üç aylık federal vergi beyannamesi, yıllık federal işsizlik vergisi beyannamesi ve çalışanlara verilen yıllık W-2 formları dahildir.
Ayrıca dosyalanacak çeşitli devlet raporları olabilir. Ayrıca, doğrudan mevduat kullanan bir kurum içi sistem, bordro personelinin doğrudan mevduat bilgilerine ilişkin bir veri tabanı oluşturmasını ve bunu, çalışanlara doğrudan mevduat işlemek için kullanan şirketin bankasına göndermesini gerektirir; aksi takdirde, bunun bir bordro tedarikçisi tarafından ele alınması gerekir.
Üçüncüsü, normal olarak bordro tedarikçisi tarafından idare edilen şirket içi bordro veri tabanı yedeklenmeli ve saklanmalıdır. Son olarak, bir kurum içi sistem, bordro personelinin tüm vergi mevduatlarını özetlemesini, havale formlarını doldurmasını ve düzenli aralıklarla federal ve eyalet hükümetleriyle ödemeleri dosyalamasını gerektirir. Sonuç olarak, şirket içi bilgisayarlı bir sistem kullanarak bir şirket ne kadar kontrol sahibi olduğunu hissederse hissetsin, bordro personelinin gerçekleştirmesi gereken bir dizi ek görev olacaktır.
Kurum içi bilgisayarlı bordro sürecine ilişkin kontroller, kalın harflerle kutularda belirtilmiştir. Bilgisayarlı bir zaman işleyişi sisteminin varsayılan kullanımı nedeniyle, bilgisayar bunları tespit edebileceğinden, sergide zaman işleyişi etkinlikleri için herhangi bir kontrol gerekli değildir. (Şirkette böyle bir sistem yoksa, bu alanı kapsayan kontroller için ya dış kaynaklı ya da manuel kontrol sistemlerini gözden geçirin.)
Dış kaynaklı sistem için daha önce gösterilen kontrollere ek olarak, her ikisi de her zaman güvenli bir şekilde kilitlenmesi gereken çek stoğu ve imza plakaları için yeni kontrollere ihtiyaç vardır. İşlem akış şemasının en sonunda, ödenmemiş çekleri gözden geçirme ve banka mutabakatlarını gerçekleştirme kontrollerini not ettiğinizden emin olun.
Bu kontroller, artık şirkette olmayan ve bu nedenle (muhtemelen yanlışlıkla düzenlenmiş) çekleri hiç almayan çalışanlara yapılan ödemeleri tespit etmek için tasarlanmıştır. Bu iki kontrol, daha önceki dış kaynaklı bordro sistemine eklenebilir, ancak bazı tedarikçiler, dış kaynak düzenlemesine bağlı olarak, ödenmemiş çekleri bir şirkete bildirecektir.
