Konsolide Bordro Sistemleri
Satın alma yoluyla büyüyen bir şirketin, satın aldığı her şirket için bir adet bordro sistemine sahip olması muhtemeldir. Bu durum, her lokasyonun kendi bordro sistemini kurmasına izin veren oldukça merkezi olmayan kuruluşlar için de ortaya çıkabilir.
Bu yaklaşım, her bir lokasyonun kendi kuralları ve ödeme periyotlarına göre maaş bordrosunu işlemesine olanak tanırken, aynı zamanda çalışan kayıtlarının yerel olarak korunmasına da izin verse de, bu kurulumla ilgili tüm bunların birleştirilmesiyle çözülebilecek birkaç ciddi sorun vardır. sistemleri tek bir merkezi bordro sistemine dönüştürür.
Bir şirkette birden fazla bordro sistemiyle ilgili bir sorun, örneğin bir çalışan farklı bir yere transfer edildiğinde, çalışan bordro kayıtlarının şirket üzerinden kaydırılamamasıdır. Bunun yerine, çalışan önce ayrıldığı yerin bordro sisteminden çıkarılmış olarak listelenmeli ve ardından yeni yerin bordro sisteminde yeni işe alınmış olarak listelenmelidir.
Bir çalışanı tekrar tekrar yeni işe alım olarak girerek, maaş zamlarının tarihlerini ve miktarlarını takip etmek imkansızdır; sağlık sigortasına uygunluk tarihlerini veya emeklilik planlarının hak kazanma sürelerini takip edemeyen insan kaynakları personeli için de aynı sorun ortaya çıkmaktadır.
Ayrıca, çalışan verileri farklı bir bordro sistemine her yeniden girildiğinde, yanlış ödeme oranlarının girilmesi veya yanlış adrese gönderilen çeklerden kaynaklanabilecek veri yanlışlıkları riski vardır. Ayrıca, bir şirket, şirket çapında bordro raporlama amaçları için verileri kolayca gruplayamaz.
Tüm bu nedenlerle, bordro sistemlerini tek bir bordro veritabanı ile çalışan tek bir merkezi konumda birleştirmek yaygın bir uygulamadır.
Ancak böyle bir konsolidasyona başlamadan önce uygulama maliyetlerini göz önünde bulundurmalısınız. Birincisi, birçok bordro sisteminin konsolidasyonu, daha güçlü bir bilgisayarda çalışması gereken ve ekstra sermaye ve yazılım bakım maliyetleri gerektiren pahalı bir yeni yazılım paketi gerektirebilir.
Muhtemelen, farklı veritabanlarından gelen verileri birleştirilmiş veritabanlarına dönüştürmekle önemli bir maliyet ilişkilendirilecektir. Ek olarak, uygunsuz vergi stopajları ve beyanları için cezalardan kaçınmak için tüm şirket konumları için vergi oranını test etmek için fazladan zamana ihtiyaç duyulabilir.
Son olarak, uygulamanın zamanlaması biraz önemlidir. Birçok şirket, dönüşümü yeni yılın ilk gününde yapmayı tercih ettiğinden, devlete yılsonu bordro vergi raporlarının düzenlenmesi için önceki yıla ait ayrıntılı ücret bilgilerinin sisteme girilmesine gerek yoktur. Özetle, bordro sistemlerinin konsolide edilmesinin maliyeti oldukça yüksektir ve dönüştürmeye karar vermeden önce dikkatlice analiz edilmelidir.
Maaş bordrosu
E-Bordro nedir
A101 e-Bordro nedir
Personel maaş bordrosu
Bordro SORGULAMA
işçi e-bordro
e-bordro sorgulama
e-devlet bordro
Bordro Sistemi Üzerinden İş Maliyetinden Kaçının
Bazı kontrolörler, birçok kaynaktan çeşitli maliyetleri biriktirmek üzere kurulmuş, bazen faaliyete dayalı maliyetlendirme için ve daha sık olarak iş maliyetlendirmesi için kullanılmak üzere kurulmuş ayrıntılı maliyet muhasebesi sistemlerine sahiptir. Bu maliyetlerden biri de bazen bordro sistemi aracılığıyla biriken işçiliktir.
Bu yapıldığında, çalışanlar gün içinde birçok faaliyeti için harcadıkları zamanı kaydettikleri uzun zaman çizelgeleri kullanırlar, bu da aksi durumda olacağından çok daha uzun bordro kayıtları ile sonuçlanır.
Bu, bordro personelinin tüm iş maliyeti kayıtlarını sıralamaları ve toplamaları istendiğinde bir sorundur, çünkü bu, bordro personelinin iş yükünü bir büyüklük sırasına göre arttırır. Ek olarak, bordro personelinden, iş maliyetlendirme veritabanına derledikleri iş maliyetlendirme bilgilerini girmeleri istenebilir; bu, bordroyu işlemenin önüne geçen başka bir görevdir.
Açık çözüm, iş maliyetinin bordro işleviyle birleştirilmesine izin vermemek, böylece bordro personelinin tamamlamaları gereken iş miktarını büyük ölçüde azaltmasını ve ayrıca hesaplama hataları için fırsatların sayısını azaltmasını sağlamaktır.
Ancak, bu adım, iş maliyeti kayıtlarına ihtiyaç duyan kişilerin muhalefetiyle karşılaşabilir. Neyse ki, konuyla ilgili çatışmayı önlemenin birkaç yolu var. Birincisi, çeşitli projelere veya faaliyetlere kimin zaman ayırdığını analiz etmek ve ücretlendirilen süreye oranların zaman içinde önemli ölçüde değişip değişmediğini belirlemek; yapmazlarsa, çalışılan saatler için iş maliyeti bilgilerini izlemeye devam etmek için hiçbir neden yoktur.
Diğer bir olasılık da, bordro personelinin maaş bordrosu verilerini, bir başkası tarafından ele alınabilecek iş-maliyet verisi toplamasından bağımsız olarak toplaması için işlevleri bölmektir. Her iki seçenek de, iş maliyeti fonksiyonunun, bordro bilgilerinin düzenli bir şekilde toplanmasına müdahale etmesini önleyecektir.
Tahakkukları Otomatikleştirin
En fazla sayıda çalışanın en çok ilgisini çeken muhasebe konusu, ne kadar tatillerinin kaldığıdır. Çoğu şirkette, bu bilgiler maaş bordrosu personeli tarafından manuel olarak tutulur; bu, çalışanların ne kadar tatil zamanı kaldığını görmek için ayda bir kez (ve daha sık olarak yaz tatili aylarında!) maaş bordrosu departmanına gittiği anlamına gelir2.
Çalışanların sürekli olarak bu bilgileri öğrenmek için gelmesi, günün her saatinde gerçekleştiği için bordro personeli için büyük bir kesintidir ve rahat bir çalışma rutinine yerleşmelerini engeller. Çok sayıda çalışan hakkında bilgi almak istediğinde tatil zamanlarının tek bir periyotta kalması, bordro personeli için önemli bir verimlilik kaybı anlamına gelebilir.
Çalışanların bordro personelini rahatsız etmesini önlemenin basit bir yolu, tatil tahakkuk tutarını çalışan maaş çeklerine dahil etmektir. Bilgiler, kullanılan herhangi bir zamandan net olarak yıllık tahakkuk eden tatil miktarını gösteren maaş bordrosunda görünür. Bu bilgileri her maaş çekinde çalışanlara vererek, bunu bordro ofisinde sorgulamalarına gerek kalmaz, böylece personelde büyük bir kesinti yaşanmaz.
Ancak, bu en iyi uygulamayı uygulamadan önce dikkate alınması gereken birkaç nokta vardır. İlk olarak, bordro sistemi tatil tahakkuk seçeneği ile donatılmalıdır. Aksi takdirde, yazılımın bu bilgilerin hesaplanmasına ve sunulmasına izin verecek şekilde özelleştirilmesi gerekir ve bunun uygulanması, öngörülen verimlilik tasarruflarından daha pahalıya mal olabilir.
Diğer bir sorun ise, tahakkuk sisteminin ilk kurulduğunda her çalışan için doğru bir şekilde kurulması gerektiğidir; aksi takdirde, bordro ofisine akın eden ve öncekinden daha fazla aksamaya neden olan çok sayıda öfkeli çalışan olacaktır.
Bu bir sorundur çünkü çalışanların yılda farklı sayıda izin verilen izin günü vardır veya bir önceki yıla ait kullanılmayan ve bir sonraki yıla taşınması gereken izin süreleri olabilir. Bu bilgiler otomatik tatil tahakkuk sistemine uygulandığında doğru olarak yansıtılmazsa, çalışanlar bir an önce bu bilgilerin düzeltilmesi için bordro departmanına koşarlar.
Diğer bir sorun da, tahakkukların zaman içinde değişiklikleri yansıtacak şekilde ayarlanması gerektiğidir. Aksi takdirde, çalışanlar bir kez daha değişiklikleri bildirmek için personeli durduracak ve böylece tüm sistemin değerini dengeleyecektir.
Örneğin, bir çalışan, işe alımının beşinci yıldönümünde iki ila üç haftalık izinli tatilden yükseltilebilir. Bordro departmanı, bu kişinin tatil tahakkuk tutarının üç haftalık seviyeye ne zaman değişeceğini veya çalışanın ne zaman gelip şikayet edeceğini gösteren bir programa sahip olmalıdır.
Bu sorunların üstesinden gelinebilirse, maaş çeklerinde tatil tahakkuklarının gösterilmesi, bordro departmanının verimliliğini artırmanın nispeten basit bir yolu haline gelir.