Bordro İşlemleri ve Kontrolleri
Bu bölümü okuduktan sonra şunları yapabileceksiniz:
• Bir bordroyu işlemek için hangi prosedürlerin kullanılacağını anlama
• Çalışan avansları, bordro çekleri ve bordro harcamaları alanlarında hangi kontrollerin uygulanacağını bilin
• Kontrollerin ne zaman gerekli olmadığını ve ne zaman güvenli bir şekilde ortadan kaldırılabileceğini bilin
Bordro işlevi, büyük ölçüde, işin düzgün ve eksiksiz bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için tutarlı bir şekilde izlenmesi gereken prosedürler tarafından yönlendirilir. Bu aynı zamanda bir bordro yöneticisinin fonksiyon üzerinde uygun bir kontrol uygulamasını sağlar, çünkü bir prosedürü takip eden herkes, aynı zamanda bunlara yerleştirilmiş kontrol noktalarını da takip eder. Bu bölümde, bir bordro departmanını çalıştırmak için kullanılması gereken çeşitli prosedür türlerini ele alacağız ve ayrıca birçok kontrol zayıflığını ve bunları dengeleyebilecek önerilen kontrol noktalarını ele alacağız.
Bordro İşlemleri
Bordro prosedürü, bir faaliyetin nedenini maddeler halinde sıralayan, kimin sorumlu olduğunu not eden ve faaliyetin tam olarak nasıl tamamlanacağını açıklayan yazılı bir beyandır. Her seferinde aynı şekilde tamamlanması gereken faaliyetlerle dolu olan bordro fonksiyonuna son derece uygulanabilir.
Bir dizi bordro prosedürü oluşturmanın ilk adımı, tüm faaliyetleri tanımlayabilmeniz ve böylece her biri için bir prosedürün yazıldığından emin olabilmeniz için genel sürecin bir akış şemasını oluşturmaktır.
Ayrıca, akış şemasındaki her kutu, daha sonra her prosedür için başlıkta prosedür numarası olarak listelenecek olan, her prosedür için tanımlayıcı bir indeks numarası içerir. Bu nedenle, önce gereken belirli prosedür için bir süreç akış şemasına başvurabilir ve ardından ayrıntılı prosedüre kadar indeks numarasını takip edebilirsiniz. Örnek bir bordro süreci akış şeması gösterildiği gibidir.
Bu bölümün geri kalanı, bordro süreci akış şemasında belirtilen faaliyetlere karşılık gelen altı bordro prosedürü içerir. Tutarlılık için, hepsinin aynı biçimi vardır. Başlık, sağ tarafta bir dizin (veya alma) numarası, sayfa numarası, yordamın oluşturulduğu tarih ve değiştirdiği herhangi bir yordamın dizin numarasını listeleyen bir gösterim kutusu içerir.
Prosedürün ana gövdesi üç bölümden oluşmaktadır: “Amaç ve Kapsam” bölümü prosedürün neyle ilgili olduğunu özetler; “Sorumluluklar” bölümü hangi iş pozisyonlarının prosedürü izlemesi gerektiğini belirtir; ve “Prosedürler” bölümü izlenecek tam adımları listeler.
Burada kullanılan prosedürler belirli yazılım paketleri ve şirket prosedürleri için tasarlanmıştır, dolayısıyla kopyalanması amaçlanmamıştır; bunun yerine, her prosedürde kullanılan genel düzeni ve terminolojiyi kavramak için gözden geçirilmeli ve daha sonra belirli koşullar için özelleştirilmiş bir dizi prosedür tasarlamak için kullanılmalıdır. Önceki akış şemasında gösterilen özel bordro prosedürleri, bu bölümün geri kalanında ayrı ayrı açıklanmıştır.
İPUÇLARI VE TEKNİKLER
Bir prosedür yazıldıktan sonra, açıklanan adımların net olduğundan, bir adımdan diğerine mantıklı bir şekilde aktığından ve doğru bordro çıktılarıyla sonuçlandığından emin olmak için muhasebe departmanındaki en genç veya en az deneyimli kişiye her adımı atmasını söyleyin.
Neredeyse her zaman, bu kişi talimatların bir prosedüre eklenmesi gerektiğini görecektir. Bunun nedeni, bir prosedürü yazan kişinin belirli bir görevi tamamlama konusunda en deneyimli kişi olması ve bu nedenle daha genç bir kişinin açıkça yazması gereken adımları tamamlama konusunda varsayımlarda bulunmasıdır.
E-Devlet Bordro
Personel maaş bordrosu
Maaş bordrosu SORGULAMA
E-Bordro
Maaş bordrosu nereden alınır
Bordro nedir
Maaş bordrosu nasıl alınır
Maaş bordrosu örneği
Kontrol Sistemleri İhtiyacı
Bir kontrol noktasına ihtiyaç duyulan en yaygın durum, bir işlemin işlenmesinde masum bir hatanın yapılmasıdır. Örneğin, bir bordro memuru, muaf olmayan bir çalışanın çalıştığı saatlerin sayısını yanlış hesaplar ve bu, normalde olduğundan çok daha büyük bir maaş çekiyle sonuçlanır.
Bu tür bir eylem, yetersiz çalışan eğitimi, dikkatsizlik veya muhasebe süreçleri ilk kurulduğunda öngörülemeyen özel bir dizi durumun birleşiminden kaynaklanabilir. Bir işlem hatasının ortaya çıkmasının olağanüstü sayıda nedeni olabilir, bu da yakalanmayan hatalara neden olabilir ve bu da şirket varlıklarının kaybına neden olabilir.
Kontroller, bu tür hataların ortaya çıkma alışkanlığının olduğu bir süreçte bu yerlerde gözden geçirme noktaları görevi görür. Bir süreç akışı uzmanı, benzer süreçlerdeki hataların nerede meydana geldiğine dair bilgisine dayanarak, bir süreci tanımlayan bir akış şemasını gözden geçirdiğinde, bazı hataların potansiyeli ortaya çıkacaktır.
Diğer hatalar belirli bir sektöre özgü olacaktır; örneğin, kumarhane endüstrisi çok büyük miktarlarda nakitle uğraşır ve bu nedenle nakit işleme süreçleri yoluyla diğer sektörlerdeki benzer işlemlere kıyasla çok daha yüksek parasal kayıp potansiyeline sahiptir.
Ayrıca, bir şirket içindeki son derece özel koşullar, olası olmayan yerlerde hatalar üretebilir. Örneğin, çoğunlukla yabancı uyruklu, iyi derecede İngilizce bilmeyen veya hiç konuşmayan işçiler çalıştıran bir imalat şirketi, bu kişilerin evrak doldurması gereken herhangi bir süreçte, sırf ne yaptıklarını anlama düzeylerinin azalması nedeniyle daha fazla hata yaşayacaktır. yapmaları bekleniyor. Sonuç olarak, tipik süreç, bir şirketin varlıklarını kaybetme potansiyeline sahip olduğu alanlarla bağdaştırılabilir.
Varlık kaybının birçok olası alanı, muhasebecilerin güvenle görmezden gelebileceği ve dolayısıyla herhangi bir denkleştirme kontrolünün oluşturulmasından kaçınabileceği kadar küçük veya seyrek hatalar içerecektir. Diğerleri çok yüksek kayıp riski potansiyeline sahiptir ve bu nedenle yalnızca bir kontrol noktasıyla değil, aynı zamanda en olağandışı sorunların dışında tüm sorunların ortaya çıkmasını veya bir kerede fark edilmesini önlemek için tasarlanmış bir dizi çok katmanlı çapraz kontrol ile desteklenir.
Kontrollere duyulan ihtiyaç, maliyetlerin etkisinden ve bir sürecin düzgün işleyişine müdahalesinden de kaynaklanmaktadır. Bir kontrol fazladan bir kişinin işe alınmasını gerektiriyorsa, sonuçta ortaya çıkan risk azaltımının dikkatli bir analizinin yapılması muhtemeldir. Benzer şekilde, yüksek verimli bir süreç, büyük ve emek yoğun bir kontrol noktasının ortasına yerleştirilmek üzereyse, benzer bir kontrol düzeyi sağlayan, ancak sistemin dışından alternatif bir yaklaşımın bulunması oldukça muhtemeldir.
Kurulan kontroller, sorunları ortaya çıktıkça tespit etmek için tasarlanmış önleyici çeşitlilikte olabilir (örneğin, maaş bordrosu veri girişi personeli için aşırı saatlik miktarları işaretlemek gibi) veya sorunları ortaya çıktıktan sonra tespit eden dedektif çeşitte olabilir; muhasebe personeli ilgili sorunları araştırabilir ve olaydan sonra düzeltebilir (banka mutabakatı gibi).
Birinci tip kontrol, hataların oluşmasını engellediği için en iyisidir, ikinci tip ise muhasebe personelinin her bir hatayı araştırmak ve düzeltmek için çok daha fazla emek harcamasına neden olur. Sonuç olarak, kurulan kontrol noktası tipi, sonraki hata düzeltme maliyetine göre değerlendirilmelidir.
Algılanan bu faktörlerin tümü, bir şirketin kontrol sistemlerine olan ihtiyacının yanı sıra her bir kontrolün önleyici veya tespit edici türünü kullanma kararı üzerinde bir etkiye sahip olacaktır.
