Sonuçları İyileştirme – Muhasebe Alanında Tez Yaptırma – Muhasebe Tez Yaptırma Ücretleri – Muhasebe Ödevleri – Muhasebe Ödev Ücretleri
Kontroller Ne Zaman Ortadan Kaldırılır?
Son bölümde açıklanan uzun kontrol listesine rağmen, kontrollerin kaldırılması bile tavsiye edilebilir. Bunu yaparak, genellikle ekstra büro masraflarını ortadan kaldırabilir veya en azından çeşitli muhasebe süreçlerini düzenleyebilirsiniz.
Bir denetimin kaldırılmaya uygun olup olmadığını görmek için aşağıdaki adımları izleyin:
1. Süreci akış şeması. Bir akış şeması oluşturarak bir kontrolün uyduğu tüm süreçteki her adımın bir resmini oluşturun. Bu, süreç akışında diğer kontrollerin nerede bulunduğunu belirlemek için gereklidir. Fazla kontrol noktaları bilgisi veya başka kontrol bulunmadığına dair kanıt ile, belirli bir kontrol ihtiyacına ilişkin rasyonel bir karar verebilirsiniz.
2. Bir kontrol noktasının maliyetini belirleyin. Artık gerekmeyebilecek kontrolleri bulmak için bir akış şeması kullandıktan sonra, maliyetlerini belirlemelisiniz. Bu karmaşık bir hesaplama olabilir, çünkü azaltılacak belirli bir miktarda işçilik, malzeme veya genel gider maliyetlerinden fazlasını gerektirebilir.
Kontrolün, bir darboğaz operasyonunun ortasında yer alması da mümkündür, böylece varlığı doğrudan prosesin kapasitesini düşürür ve böylece karların azalmasına neden olur. Böyle bir durumda, toplam maliyetini belirlemek için, kardaki artan düşüş, kontrolün işletme maliyetine eklenmelidir.
3. Kontrolün kritikliğini belirleyin. Bir kontrol noktası yalnızca başka bir kontrolü destekleyen bir noktaysa, bu noktanın kaldırılması şirketin varlıkları üzerinde kontrolü elinde tutma kabiliyeti üzerinde önemli bir etkiye sahip olmayabilir. Bununla birlikte, kaldırılması yalnızca birkaç zayıf kontrol tarafından karşılanabiliyorsa, çalışır durumda tutmak daha iyi olabilir.
4. Kontrolün maliyetini/faydasını hesaplayın. Önceki iki nokta, bir kontrol noktasının maliyetinin kritikliği nedeniyle ağır basıp basmadığını veya mevcut kontroller karışımının, maliyetin ortaya çıkmasını durdururken riskte önemli bir değişiklik olmadan ortadan kaldırılmasına izin verip vermeyeceğini belirlemek için karşılaştırılabilir.
5. Ortadan kaldırmayı hedefleyen kontrollerin kullanımını doğrulayın. Bir kontrol noktasının ortadan kaldırılması için açık bir durum olsa bile, başka bir kullanım olup olmadığını tespit etmek için, gömülü olduğu sürece dahil olan herkesi bilgilendirmek yararlıdır.
Örneğin, bir imalat makinesinin çevrim süresini ölçen bir kontrol, artık bir kontrol noktası olarak gerekli olmayabilir, ancak ekipmanın kullanım yüzdesini izleyen biri için mükemmel bir bilgi kaynağı olabilir. Bu durumlarda, kontrolü ortadan kaldırmadan önce alternatif kullanıcı için kontrolün değerini belirlemek en iyisidir. Kontrol noktası kaldırılmadan önce alternatif kullanım etrafından dolaşmak da gerekli olabilir.
Yönetim muhasebesi Nedir
Muhasebe Nedir
Sürekli İYİLEŞTİRME
Bir süreç akışında önemli bir değişiklik olduğunda bu kontrol değerlendirme sürecini de tekrarlayın. Bir süredir net bir değişiklik olmasa bile, bir süreçte çok sayıda küçük değişiklik yapılmış olması muhtemeldir ve kümülatif etkisi kontrollerin gözden geçirilmesini de gerektirecektir.
Bu gözden geçirmeler arasındaki süre sektöre göre değişiklik gösterecektir, çünkü bazıları uzun yıllar içinde çok az süreç değişikliği görmüşken, diğerleri iş modellerini sürekli değiştiriyor ve bu da doğal olarak destekleyici süreçlerinde değişiklik de gerektiriyor.
Bir iş modelinde, yeni teknolojinin eklenmesi, farklı istihdam modellerinin uygulanması, yeni şirket lokasyonlarının açılması veya dış kaynak kullanımına veya çeşitli işçi türlerinin taşeronlaştırılmasına geçiş gibi önemli değişiklikler olabilir. Gereksiz kontrollerin derhal kaldırılabilmesi veya zayıf kontrollerin iyileştirilebilmesi için değişikliklerden önce ve hemen sonra ilgili tüm süreç akışlarının eksiksiz bir incelemesi de gerekir.
Prosedürler ve kontroller, bordro sürecinin kritik bileşenleridir. Prosedürler, görev adımlarını standartlaştırarak departmanın verimliliğini artırmak için tasarlanmıştır; kontroller, varlık kaybı olmamasını sağlamak için prosedürlerdeki görevlerin sayısını artırarak ters etki yapabilir.
Bordro yöneticisi, ilave düzene koyma ihtiyacını, sonuçta ortaya çıkan herhangi bir kontrol kaybıyla dengeleyerek, prosedürlerin çelişen hedeflerini uzlaştırmalı ve varlık kontrolüne karşı verimliliği de kontrol etmelidir.
Bu bir dengeleme eylemidir ve şirket lokasyonlarının sayısına, personelin beceri düzeyine, departmanın organizasyon yapısına ve diğer maddi olmayan faktörlere bağlı olacağından bunu başarmanın da tek bir yolu yoktur.
Ayrıca, bordro yöneticisi, verimlilik ve kontrol hedefleri arasında bir denge kurduğunda, bordro departmanının çalışma şekli zamanla değişeceğinden, bu konu tekrar tekrar gözden geçirilmelidir; bu değişiklikler prosedürlere dahil edilmeli ve kontrol ortamı üzerindeki etkileri açısından da değerlendirilmelidir.
Sonuçları İyileştirmek için Teknolojiyi Azaltma
Bir sac işleme tesisi, şirket için tüm bordroları ve basılı çekleri işleyen bir dış tedarikçi tarafından tutulan bordro veritabanına bordro değişikliklerini girmek için bir veri girişi yazılım paketi kullandı. Bir yıl, bir dizi bordro memuru gelip gitti, bu da veri giriş yazılımının nasıl çalıştığına dair bilgilerin azalmasına da neden oldu.
Yıl sonunda, en yeni bordro memuru sistemin nasıl kullanılacağına dair yalnızca en temel bilgiye sahipti, bu da hem yaygın bordro işleme hatalarına hem de maaş çekleri asla doğru olmadığı için rahatsız olan çalışanlara da neden oldu.
Prosedürü yazacak hiçbir uzman bulunmadığından, ancak zorlukla oluşturulabilen bu anahtar işlev için bir prosedürün olmaması sorun daha da kötüleşti. Sorunu çözmek için, kontrolör daha karmaşık veri giriş yazılımını terk etti ve memura her bordrodan hemen önce tedarikçiyi araması ve tedarikçinin veri girişi personeline hangi değişikliklerin de yapılacağını söylemesi talimatını da verdi.
Bu teknik olarak kullanılan veri girişi biçiminde bir gerileme olmasına rağmen, kontrolör bordro personelinin beceri setini bordro bilgileri veritabanını güncelleme yöntemiyle eşleştirmeyi başardı. Değişiklik başarılı oldu ve bordro sorunları da hemen azaldı.
Bu bölümü okuduktan sonra şunları yapabileceksiniz:
• Çalışanların kendi bordro kesinti verilerini nasıl değiştirebileceklerini anlayın
• Barkodlu zaman saatlerinin bordro verilerinin toplanmasını neden otomatikleştirebileceğini bilin
• Daha az bordro döngüsünün neden bordro personeli tarafından daha az işleme çalışmasına yol açtığını anlayın
• Kişisel, tatil ve hastalık zamanı izleme sistemlerinin kullanımını nasıl kolaylaştıracağınızı veya ortadan kaldıracağınızı öğrenin
Son yorumlar