Blog

UlaşılabilirlikKısaca özetlemek gerekirse, bir iş gerekçesinin temel amacı, bir kuruluş için belirli bir eylem planı önermektir. Şimdiye kadar, iş gerekçesi yazma görevinin kapsamının nasıl belirleneceğine, hedefin net olması, işin etkili bir şekilde yapılabilmesi ve kararın kendisinin alınabilmesi için zeminin hazırlanmasına baktık.Bu ilk zorluğun ötesinde, önceki bölümlerdeki materyallerin çoğu gerçekten en iyi seçeneği belirleme süreciyle, iş stratejisine en iyi uyan ve en yüksek faydayı en düşük maliyetle sağlaması beklenen eylem planıyla ilgiliydi. Bununla birlikte, açık gerçek şu ki, proje başarısız olursa, teorik stratejik uyumu ve çekici maliyet-fayda analizi kesinlikle hiçbir şey ifade etmeyecektir. Bu bölüm ulaşılabilirliğe odaklanmaktadır. Proje gerçekten teslim edilebilir mi?Faydaların gerçekten gerçekleşmesi ne kadar olasıdır? Riskin ele alınmasına baktıktan ve uygulama planlamasını kısaca ele aldıktan sonra, bölüm, çekicilik ve ulaşılabilirlik arasındaki dengeyi gözden geçirerek ve seçenek analizinin iplerini bir araya getirerek sona erer.RiskRisk, üzerine pek çok kitap yazılan ve çok karmaşık teoriler geliştirilen çok büyük bir konudur. Özellikle riskin teknik yönleri işin içindeyse veya organizasyon kültürü riske yönelik bir modelleme yaklaşımı gerektiriyorsa, bu literatürü incelemenin alternatifi yoktur.Bu bölümdeki risk yaklaşımı teknik değildir ve güvenlik veya çevresel risk veya finansal piyasalardaki risk gibi özel risk türlerinin değerlendirilmesi için yeterli olmayacaktır. Bunlar söz konusuysa, bunları nasıl değerlendireceğiniz konusunda ilgili alandaki uzmanlardan tavsiye alın ve bunları iş gerekçesine dahil edin.İyi haber şu ki, iş incelemesinde risk değerlendirmesine, proje yöneticisinin sonunda uygulamaya koyması gereken ayrıntılara aynı derecede dikkatle yaklaşmak genellikle gerekli değildir.Bu bağlamda riskleri değerlendirmenin amacı, bazı durumlarda uygun olsa ve iş gerekçesi risk kaydı proje yöneticisine değerli bir başlangıç noktası sağlasa da onları yönetmek değil, projenin ulaşılabilirliğinin değerlendirilmesinde riskleri hesaba katmaktır. Ulaşılabilirlik Nedir ULAŞILABİLİRLİK ve ERİŞİLEBİLİRLİK farkı Ulaşılabilirlik İngilizce ERİŞİLEBİLİRLİKBİR RİSK KAYDI OLUŞTURMAFaydaları ve maliyetleri değerlendirme süreçlerine başlarken olduğu gibi, risk değerlendirme sürecindeki ilk adım, riskleri tutarlı bir şekilde yakalamak için uygun bir format oluşturmaktır.Önemli bir fark, faydalar için projenin faydalarına odaklanmanız ve ardından her seçeneğin bunları sağlamada ne kadar etkili olduğunu düşünmeniz gerekirken, risklerin en baştan doğrudan seçeneklerle ilişkilendirilmesi gerektiğidir.Bunun nedeni, tüm seçeneklerin genel olarak aynı hedeflere ulaşmayı amaçlaması gerektiğidir (aksi takdirde orantılı değildirler ve farklı iş durumlarında olmalıdırlar), halbuki her seçeneğin riskleri tamamen farklı olabilir.Örneğin, sıfırdan bir alana yepyeni bir göz hastanesi inşa etmek veya oftalmoloji hizmetlerini bir grup özel kliniğe devretmek, hastalar için sağlık sonuçları ve daha kısa bekleme süresi açısından karşılaştırılabilir (elbette aynı olmasa da) faydalar sağlamalıdır. zamanlar. Ancak her biriyle ilişkili riskler tamamen farklı olacaktır.İş gerekçesi risk kaydı elektronik tablosu bu nedenle her seçenek için ayrı çalışma sayfaları içermelidir. Bunu çok karmaşık hale getirmenin bir anlamı yok ve eğer tanıdık bir standarda uyulursa, karar vericilerin ve diğer paydaşların özümsemesi daha kolay olacaktır.Kaydı yedi sütun halinde yapılandırın: seri, başlık, açıklama, etki, olasılık, risk derecesi ve yorum/azaltma.Etki ve olasılık, örneğin 1'den 10'a kadar sayısal puanlar olmalı ve risk derecelendirmesi, ikisinin toplamı olmalıdır. Risk derecelendirmesine dikkat çekmek için mor (17 veya daha fazla, kritik), kırmızı (14–16, ciddi), kehribar (11–13, ilgili), yeşil (10 veya daha az, düşük öncelikli) – renk kodlaması kullanın. Bu renk kodlaması, Biçim menüsündeki "Koşullu Biçimlendirme" komutu kullanılarak Microsoft Excel'de otomatikleştirilebilir.Bu yaygın olarak kullanılan formattaki yorum/azaltma sütununun amacı, etki ve olasılık derecelendirmelerinin değerlendirilmesinde dikkate alınan faktörleri belgelemektir. Bazen sütun basitçe "azaltma stratejisi" olarak etiketlenir ve hafifletici önlem almaktan kimin sorumlu tutulabileceğini göstermek için ek bir "risk sahibi" sütunuyla ilişkilendirilir.Bu bir hata değildir, ancak bir proje yöneticisinin risk listesi ile bir iş gerekçesi yazarının risk listesi arasındaki işlev farkı yeniden öne çıktığı için biraz dikkat edilmesi gerekir. Proje yöneticisi tüm riskleri azaltmak için elinden gelenin en iyisini yapmalıdır ve proje yöneticisinin risk listesinin bu kısmı tamamen eylem odaklı olmalıdır.Buna karşılık, iş vakası yazarı, potansiyel bir riskin kristalize olması durumunda proje veya faydalarının bazı yönleri üzerinde ölümcül bir etkisi olacağını açık açık ifade etmekte oldukça özgürdür. Uygunsa analizde çıkarılması gereken çıkarım, bu potansiyel risk hakkında gerçekten endişelenen karar vericiler için en iyi hafifletme stratejisinin farklı bir seçenek seçmek olabileceğidir.SEÇENEK İÇİN RİSKLERİ BELİRLEMEHer seçenekle ilişkili riskler nelerdir? Bir sonraki adım, basit bir şekilde iş vakası ekibini bir araya getirmek, bir riskler listesi üzerinde beyin fırtınası yapmak ve bunları tartışmak. Çoğu durumda, seçeneğin dayandığı varsayımları ve neyin yanlış gidebileceğini düşünerek bir risk listesi çıkarmak zor değildir.Pek çok risk oldukça açık olacaktır ve işin zor kısmı, bunların ne kadar ciddi olduklarına ve ne kadar kolaylıkla üstesinden gelinebileceklerine dair dengeli ve gerçekçi bir görüş oluşturmaktır. Beyin fırtınasında her zaman olduğu gibi, kapsayıcı bir yaklaşımla başlamak iyi bir fikirdir. Herhangi birinin başına gelen her şeyi yazın ve sonra samanı samandan ayırmaya devam edin. Kontrol listesi, tüm risk alanını dikkatsizce gözden kaçırmaya karşı bir miktar koruma sağlayabilir.Ekibin her bir seçenekle ilişkili çok sayıda risk belirlemesi oldukça olasıdır. Gerçekten de çoğu zaman, her karar o kadar riskliymiş gibi görünebilir ki, tek güvenli seçenek yatakta kalmaktır. Bir sonraki adım listeyi kazanmaktır.Risk listelerini elemek gerçekten önemlidir. Risk listesi çok uzunsa, karar vericiler nezdinde güvenilirlikten yoksun olacak ve bu nedenle karar üzerinde hiçbir etkisi olmayacaktır. Ayrıca, seçenek devam ederse ve proje risk listesi olarak kabul edilirse, kısa sürede, Proje Yönetim Ofisi'nin küçük bir üyesi tarafından özenle bakılan, ancak proje yöneticisi için hiçbir pratik faydası olmayan aşırı büyümüş bir yabani ot haline gelecektir.