Zaman İşleyişi ve Bordro ile İlgili Sorunlar
Doğru bir zaman işleyişi sistemi oluşturmak için gösterdiğiniz tüm çabalara rağmen, zaman zaman ortaya çıkabilecek ve kaçınılması gereken özel kontroller gerektiren çeşitli türde hatalar vardır. Biri, yanlış bir iş için zamanın ücretlendirilmesidir. Bu, genellikle, örneğin sayıları aktaran veya bir rakamı dışarıda bırakan doğrudan işçi tarafından yapılan yanlış veri girişinden kaynaklanan, yapılması kolay bir hatadır.
Bu sorunun ortaya çıkmasını önlemek için, zaman işleyişi sistemi, girilen bir iş numarasının şu anda kullanımda olan herhangi bir şeyle eşleşip eşleşmediğini görmek için şu anda açık olan işlerin bir veritabanına erişen etkileşimli bir sistem haline getirilebilir. Değilse, giriş hemen reddedilir ve çalışanın bilgileri yeniden girmeye zorlanır.
Bu kontrol, veri tabanını her işle yalnızca belirli çalışanları ilişkilendirecek şekilde değiştirerek daha da hassas hale getirilebilir, böylece yalnızca belirli çalışanların belirli işlere zaman ayırmasına izin verilir; ancak, bu daha yüksek düzeyde kesinlik, bir işte çalışması planlanan tüm kişiler için çalışan numaralarını veritabanına girmesi gereken iş planlama personeli tarafından ek veri girişi gerektirir.
Bir tesiste aynı anda yürütülen çok sayıda iş varsa, bu ekstra veri girişi, veri doğruluğundaki iyileştirmeye değmez. Mevcut veri giriş sistemi, çalışanlar tarafından sunulan kağıt tabanlı bir zaman çizelgesindeki verilerin yalnızca basit bir yeniden anahtarlanmasını içeriyorsa, veriler yorumlanmalı ve ardından veri giriş personeli tarafından girilmelidir.
Ancak bu genellikle en az doğru veriyle sonuçlanır, çünkü şu anda bilgi giren iki kişi var (çalışan ve veri girişi yapan kişi), bu da hata yapmak için iki fırsat yaratıyor. Kısacası yanlış işe zaman ayırmaktan kaçınmanın en iyi yolu interaktif bir veri giriş sistemine sahip olmaktır.
Diğer bir sorun ise, genellikle sayıların yanlış kaydedilmesi yoluyla, bazen bir işe son derece yanlış miktarda saat ücretlendirilmesidir. Örneğin sekiz saatlik bir vardiya 88 saat olarak yanlış girilmiş olabilir.
Bu tür bariz hatalardan kaçınmak için, zaman işleyişi sistemi, bir vardiya veya gün içindeki saat sayısı gibi normal sınırları açıkça aşan saatleri otomatik olarak reddetmek üzere değiştirilebilir.
Daha karmaşık bir yaklaşım, zaman işleyişi sisteminin, bir çalışan tarafından mevcut vardiya sırasında halihazırda ücretlendirilen saat sayısını otomatik olarak biriktirmesini sağlamaktır; bu, vardiyanın geri kalanında hala çalışılabilecek giderek daha az sayıda saat sağlar; herhangi bir fazlalık reddedilebilir veya bir süpervizör tarafından geçersiz kılınabilir (fazla mesai yapıldığını gösterir).
Ancak, bilgiler olaydan sonra girildiğinden, çalışanların zamanlarını kağıda kaydetmeleri halinde bu yaklaşım mümkün değildir ve yanlış bir numaraya yönelik herhangi bir düzeltme, veri girişi yapan kişi tarafından tahmin edilecektir ve bu nedenle doğru olmayabilir.
Bir başka olası sorun da, bir çalışanın bir işe yanlış bir çalışan kodu talep edebilmesi ve bunun sonucunda işe doğru sayıda saatin yüklenmesine neden olabilir, ancak bunun sonucunda, iş ücretinin oranı yerine, numarası kullanılan çalışanın işgücü oranı kullanılır.
Maaş bordrosu
Maaş bordrosu SORGULAMA
E-Bordro
Maaş bordrosu nereden alınır
işçi e-bordro
4A maaş bordrosu
Maaş bordrosundaki terimler
Personel maaş bordrosu
Bu hatayı önlemek için, zaman işleyişi sistemi, en azından girilen herhangi bir çalışan kodunun halihazırda çalışan bir kişiye karşılık geldiğinden emin olmak için geçerli çalışan numaralarının listesine otomatik olarak erişecek şekilde ayarlanmalıdır. Bu zayıf bir kontrol noktası olmasına rağmen, en azından bir işe yüklenen saatlerin, sıfır yerine birinin saatlik emek oranıyla çarpılmasını sağlar.
Çok daha güçlü bir kontrol, çalışanların bir kart üzerinde yanlarında taşıdıkları barkodlu veya manyetik olarak kodlanmış bir çalışan numarasını kullanmalarını istemektir, bu da her seferinde aynı çalışan kodunu girmelerini sağlar. Daha zayıf bir kontrol, her veri giriş istasyonunun yanına barkodlu veya manyetik olarak kodlanmış çalışan numaralarının bir listesini göndermektir, bu daha zayıftır çünkü bir çalışan hala başka birinin kodunu terminale tarayabilir.
Kağıt tabanlı bir sistem kullanılıyorsa, bir çalışan normalde çalışan numarasını bir zaman raporunun üstüne yazar ve daha sonra veri giriş yapan kişi tarafından daha sonraki bir tarihte bilgisayara girilir. Bu yaklaşımdaki sorun, veri girişi yapan kişinin çalışan numarasını yanlış girebilmesidir, bu da tüm zaman raporundaki tüm verileri yanlış çalışan numarasına fatura edecektir. Yine, bilgilerin doğru girilmesi için etkileşimli bir zaman işleyişi sistemi çok önemlidir.
Diğer bir sorun ise, zaman tutma sistemi tarafından kullanılan saat başına maliyetin, bordro sisteminde kullanılanla aynı olmayabilmesidir. Bu sorun, zaman işleyişi ve bordro sistemleri arasında doğrudan bir arayüz olmadığında ortaya çıkar, yani saat başına maliyetler sadece ara sıra (ve manuel olarak) bordro sisteminden zaman işleyişi sistemine aktarılır.
Bu, genellikle çok düşük olan zaman işleyişi raporlarında saat başına maliyetlerin ortaya çıkmasına neden olur (çalışanların genellikle ücretlerinde azalmalar yerine ücret artışları alması nedeniyle, böylece veri girişindeki herhangi bir gecikme, saat başına çok düşük maliyetlerle sonuçlanacaktır).
Bu sorunu çözmenin bir yolu, bordro ve zaman işleyişi sistemleri arasında otomatik bir arayüz oluşturmaktır, böylece tüm ücret değişiklikleri, işçilik maliyetlerini izleyen herhangi bir zaman işleyişi raporlarına anında yansıtılır. Bu arayüzün operatör müdahalesi gerektiren bir arayüzden ziyade tam otomatik olması önemlidir, aksi takdirde operatörün dikkatsizliği nedeniyle zaman işleyişi sistemindeki maliyet verilerinin güncellenmeme ihtimali hala güçlüdür.
Alternatif bir yaklaşım, tüm işçilik maliyetlerini kesinlikle bordro sistemi içinde tutmak ve bordro verilerini zaman işleyişi sistemine göndermek yerine zaman işleyişi verilerini sisteme aktarmaktır.
Bu yaklaşımı benimsemenin iki nedeni vardır: Birincisi, bordro verilerini şirket içinde başka herhangi bir yere aktarmak yetkisiz çalışanların gizli bordro bilgilerini görmesini kolaylaştırır; ikincisi, bordro sistemi, zaman işleyişi sisteminden gelen veriler olmadan pek çok anlamlı rapor üretemezken, zaman işleyişi sistemi, işgücü maliyeti verilerine ihtiyaç duymayan bir dizi rapor üretebilir.
Bu nedenle, bordro verilerini olduğu yerde bırakmak ve bunun yerine zaman işleyişi verilerini bordro sistemine aktaran otomatik bir arayüz üzerinde çalışmak daha iyi olabilir.
Bu bölümde açıklanan sorunlardan herhangi birinin meydana gelmesi tamamen mümkün olmakla kalmaz, aynı zamanda önemli bir süre boyunca tespit edilmemeleri de mümkündür. Bunun olmasını önlemek için, iç denetim departmanından, zaman işleyişi ve bordro sistemlerini çevreleyen kontrolleri ve ayrıca herhangi bir sorun tespit edilip edilemeyeceğini görmek için işlemlerin testini periyodik olarak gözden geçirmesi istenmelidir. Ortaya çıkan denetim raporu, bu veri toplama sistemleri etrafındaki kontrolleri daha da sıkılaştırmak için kullanılabilir.
